Si usted no usa alguno de estos servicios para respaldar su información posiblemente se arrepentirá luego

En el año 2005 un incendio afectó la torre Windsor en España. En esta torre se ubicaban las oficinas de varias empresas, incluyendo a Delloite y un buffet de abogados. El incendio causó la pérdida de gran cantidad de información y documentos, lo cual puso en riesgo miles de procesos legales a cargo de abogados de estas empresas.

Mientras que Delloite tenía respaldo de toda su información en sitios fuera del edificio, el buffet de abogados guardaba sus respaldos dentro de las mismas oficinas. El resultado de esta situación fue que Delloite volvió a la normalidad rápidamente, mientras que la oficina de abogados tuvo que apoyarse en otros organismos del gobierno español para recuperar muchos de sus documentos, lo cual afectó sus operaciones. (Ver noticia)

El problema de perder información

Perder información, documentos, fotos y música siempre es doloroso y causa serias complicaciones. En el caso de un negocio, los problemas son todavía mayores. Imagine por un momento que pierde información de sus clientes, su contabilidad, datos de las ventas, información de sus pedidos, códigos de programas, fotos, presentaciones y documentos de su negocio, productos y servicios.

Hoy en día, tenemos la mayoría de nuestra información almacenada en forma digital en vez de papeles. Sin embargo, eso no ha reducido el riesgo de perder la información y todos estamos propensos a serios problemas por no tener respaldos de nuestros archivos.

Casi a todos nos ha pasado que hemos perdido información, y si a usted no le ha sucedido, es casi seguro que al menos ha escuchado a alguien decir frases como:

  • Se me dañó el disco duro de la computadora, ahora ¿qué hago para recuperar la información?
  • Olvidé en mi casa (u oficina) el archivo que ocupaba para terminar un trabajo.
  • Dejé olvidado mi disco duro externo con archivos importantes y confidenciales.
  • Se me extravió la memoria USB, era donde tenía los datos para elaborar mi tesis.
  • Me robaron la computadora y perdí todos mis archivos y fotos.
  • Tengo que empezar de nuevo, perdí mi trabajo y mi tiempo.

Perder la información no es “algo que nunca me va a pasar”. Todos estamos expuestos a este riesgo.

Un estudio de la empresa Kroll Ontrack determinó que en el mundo, un 27% de las compañías aceptaron que su negocio se interrumpió y afectó los servicios a sus clientes debido a pérdidas de información.

La mayoría de las veces (72%) las pérdidas fueron resultado de fallos en los discos duros de las computadoras o portátiles.

Supongo que en su computadora usted tiene información como la siguiente:

  • Ideas de negocio
  • El plan de negocio para su emprendimiento o empresa
  • Información de contacto de clientes, proveedores e inversionistas.
  • Presupuesto de su empresa
  • Contabilidad de su empresa
  • Documentos informativos de sus productos y servicios

Si alguno de los equipos que usted usa en su emprendimiento o negocio fallara, ¿Cuánto perdería? ¿Cómo haría para recuperar esta información? ¿Podría seguir funcionando su negocio si pierde todos sus datos? ¿Cuánto le costaría esta pérdida de información?

Emprender no es fácil y toma tiempo, por lo que después de un largo trabajo de meses (o años) no creo que quiera perder sus archivos y empezar de cero.

Opciones para respaldar información

Para asegurar la continuidad su trabajo o empresa usted tiene varias opciones:

  • Usar discos duros externos donde respaldar su información (opción económica pero matiene el riesgo de que fallen o bien, puede perderlos)
  • Respaldar los datos en un centro de datos (lo cual es complejo y caro)
  • Usar un servicio de almacenamiento de datos en la nube (sencillo de usar, bajo costo)

Afortunadamente hoy en día existen varios servicios web que ofrecen espacio para que usted almacene todo tipo de información. Estos servicios de almacenamiento en la nube son fáciles de utilizar, pueden ser usados desde todo tipo de dispositivos y ofrecen diferentes planes y precios de donde escoger, para atender diversidad de requerimientos.

¿Dónde estarían mis archivos si uso un servicio en la nube?

Las empresas que ofrecen el servicio de almacenamiento virtual en la nube cuentan con grandes centros de datos donde almacenan la información. Estos centros se ubican en varios sitios en el mundo y cuentan con todas las facilidades y condiciones para asegurar la disponibilidad y seguridad de los datos.

Por ejemplo disponen de grandes servidores e infraestructuras de discos duros, cuentan con respaldo de energía eléctrica, sistemas para garantizar las condiciones ambientales del centro de datos, sistemas contra incendios, y protocolos de seguridad para restringir, vigilar y controlar a las pocas personas que ingresan a estos lugares.

Seguro que usted podría crear un pequeño centro de datos para tener los datos junto a usted, pero esto implica construir o adaptar un cuarto con energía eléctrica, planta eléctrica de respaldo, aire acondicionado, comprar los servidores, instalar servidores, dar mantenimiento a toda la infraestructura, contratar personal para que se encargue de la operación y mantenimiento.

La lista es larga y la inversión alta. Por esta razón, muchas empresas han vuelto sus ojos a servicios en la nube para tener un sitio confiable donde almacenar la información.

¿Es seguro dejar mis datos en la nube?

Existen muchos servicios web alrededor de Internet donde podrá obtener gran cantidad de espacio, como Dropbox, OneDrive, iCloud, Sugarsync, Box, o CX. Sin embargo, antes de pensar en cantidad de espacio, precios, facilidades, etc., usted debería preocuparse sólo por un detalle: la confiabilidad de la empresa en la cual deposita su información.

La información es de gran valor para usted y su empresa. No querrá dejarla en manos de cualquier empresa, poco confiable o que no sabemos si de un día para otro va a desaparecer. Muchas personas perdieron sus documentos cuando Megaupload fue cerrada. Por esta razón, mi recomendación es que busque un servicio de una empresa reconocida a nivel internacional.

Los 3 servicios que recomiendo para respaldar su información y evitar un desastre

Para todo emprendedor o dueño de empresa pequeña, cualquiera de los tres servicios que explicaré a continuación les funcionará. En mi caso, uso Dropbox por costumbre y confianza pero las otras dos opciones son similares en características.

Dropbox

Dropbox ofrece 2GB gratuitos de espacio, con opción de crecer hasta 16GB gratuitos si usted hace algunas cosas como invitar a amigos, instalar la aplicación en su teléfono, publicar un tweet o usar Dropbox para cargar las fotos de su teléfono móvil.

En Dropbox puede almacenar todo tipo de archivos, documentos, fotos, videos, y organizarlos a su gusto usando carpetas. Los archivos o carpetas pueden ser compartidos con otras personas; lo puede hacer público para cualquier persona que tenga el enlace correspondiente o bien, indicando las direcciones de correo electrónico de las personas a las cuales quiere compartir los archivos.

Dropbox puede ser usado desde cualquier computadora o dispositivo móvil. Cuenta con aplicaciones para Windows, Mac, Linux así como teléfonos inteligentes y tabletas. Todos los archivos están sincronizados, lo que quiere decir que cualquier si sube, borra o cambia un archivo, los cambios se reflejan en todos los demás dispositivos que utilice.

Si descarga el instalador para su computadora Mac o Windows no tendrá que entrar al sitio web de Dropbox para cargar o descargar archivos. Con la pequeña aplicación podrá definir una carpeta dentro de su sistema operativo. La carpeta funciona como un espejo de su cuenta por lo cual sólo deber colocar archivos en esta carpeta para que los mismos sean sincronizados en su cuenta y los pueda abrir desde cualquier otro dispositivo.

Si el espacio gratuito no es suficiente, por USD$9,99 al mes obtendrá 1TB (1000 GB) de espacio. Además ofrece una solución para empresas por USD $15 al mes por usuario.

Ventajas: fácil de usuar, puede acceder a sus dispositivos desde cualquier dispositivo. Empresa confiable y de las más reconocidas en Internet para el almacenamiento de archivos.

Desventajas: es de las soluciones que menos espacio ofrece inicialmente.

OneDrive

OneDrive es la propuesta de Microsoft para almacenamiento de archivos en línea y ofrece 15GB de espacio de forma gratuita. Anteriormente este servicio era conocido como Skydrive.

OneDrive está instalado en su computadora si tiene Windows 8 o Windows 8.1, y se encuentra integrado con la versión de Microsoft Office 2013. De esta manera, cualquier documento que realice en Office puede guardarlo directamente en OneDrive.

Al igual que Dropbox, puede guardar todos sus archivos, videos y fotos. Todos los archivos pueden compartirse con otras personas.

También ofrece aplicaciones para su computadora, teléfono y tableta para que usted pueda acceder a sus archivos desde cualquier lugar y momento.

Una característica interesante es que OneDrive ofrece una versión reducida de las aplicaciones Word, Excel y PowerPoint para que usted cree o edite documentos directamente desde el navegador. Para documentos sencillos, es una alternativa interesante y muy útil si no tiene instalado la suite de Office en su computadora.

Puede ganar espacio gratuito extra si configura que las fotos de su teléfono se guarden en OneDrive o si recomienda amigos. Si desea, puede pagar USD $6.99 por mes y tendrá 1TB de espacio disponible. Además con esta mensualidad recibirá una suscripción a Office 365, con lo cual tendrá una copia legal para instalar las aplicaciones completas de Office como Word, Excel y PowerPoint en su computadora Windows o Mac.

Si desea una solución empresarial, ofrece un paquete de USD $5 por usuario y 1TB de espacio para cada uno.

Ventajas: integrado con Windows y Microsoft Office, lo que facilita el almacenamiento y acceso a sus documentos.

Desventajas: si usted es de los que prefiere los productos Apple, no aprovechará al máximo esta solución.

Google Drive

Google Drive es una propuesta para almacenamiento de archivos que ofrece 25GB de espacio de forma gratuita. Este espacio se comparte entre sus archivos, su correo de Gmail y sus fotos (antes Picasa).

Google Drive está integrado con la solución de Google Apps, la solución de oficina de Google. Desde Google Drive usted puede crear documentos, presentaciones, hojas de cálculo, dibujos y encuestas.

Al igual que Dropbox y OneDrive, Google Drive permite que usted acceda, cargue o descargue archivos desde cualquier computadora, teléfono o tableta. Los archivos se sincronizan de forma automática, por lo que los cambios se ven reflejados al instante.

La aplicación de escritorio le permite definir una carpeta para ser usada como espejo de su cuenta, y poder almacenar los archivos sin necesidad de entrar a la página web.

Si necesita más espacio Google le ofrece diferentes planes de precios y espacio. Si desea 1TB de espacio deberá pagar USD$ 9.99 por mes, pero puede llegar a tener hasta 30TB por un precio de USD$ 299.99 mensuales.

Ventajas: fácil de usar, ofrece una solución de oficina alternativa a Microsoft Office, y es el servicio que ofrece más espacio de forma gratuita.

Desventajas: salvo algunas dudas en cuanto a la privacidad de su información y al manejo que Google le da, no existen mayores desventajas en el servicio.

Con la llegada del sistema operativo Yosemite para Mac, Apple también incursionó con más fuerza en el almacenamiento en la nube pues el sistema operativo se integra de forma natural con iCloud Drive. Sin embargo, al ser reciente no lo he usado con detalle como para poder recomendarlo aún.

Consejos adicionales

  • Contraseñas: utilice una contraseña segura y robusta, evite palabras genéricas o usar nombres de familiares.
  • Haga respaldos en varios sitios: dado que estos servicios son gratuitos, puede probarlos y usarlos de forma simultánea para tener copias de sus documentos más importantes en todos los servicios. Así en caso de falla de alguno de ellos, siempre podrá acceder a su información.
  • Confíe sus datos sólo a empresas seguras y que ofrezcan un respaldo sólido.
  • Analice los términos y condiciones bajo las que ofrecen cada servicio.
  • Si su empresa crece considerablemente o si las leyes de su país le obligan a indicar la ubicación física de sus respaldos, posiblemente deberá buscar un centro de datos en vez de usar estos servicios.
  • Discos externos: si aún no se convence de usar un servicio en la nube, al menos respalde sus datos en un disco duro externo. En Amazon se consigue gran variedad de discos a buenos precios. Revise los comentarios de otros compradores antes de decidirse por uno, y evite comprar discos que han dado problemas a muchos compradores.
  • Evernote: en publicaciones anteriores se ha explicado sobre Evernote. También puede usar esta aplicación para almacer sus archivos más importantes y tener acceso a ellos desde cualquier dispositivo. Sólo haga una nota y adjunte el archivo o archivos que desea guardar. Si usa Evernote Premium, también puede buscar dentro de estos archivos. Para aprender más de Evernote haga clic aquí.

Por último y más importante: si aún no utiliza un servicio para respaldar su información, ¡empiece a hacerlo hoy mismo! No espere a que suceda un problema y pierda su información.

Si quiere recibir más consejos para ayudarlo a lograr su sueño de emprendimiento o negocio, suscríbase a la lista de correo de Consejero Web.

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