Qué es Evernote: I parte

En esta publicación de Consejero Web quiero darles a conocer un poco más sobre Evernote, una aplicación muy popular y conocida, pero que no todas las personas han descubierto su potencial y las facilidades que le ofrece para simplificar su vida y sus negocios.

Yo he usado Evernote desde el 2008 y si bien al principio parece una aplicación más de notas, inmediatamente llama la atención la enorme ventaja de la sincronización de las notas en todos sus dispositivos. Conforme la empecé a usar con más frecuencia se convirtió en una herramienta de uso diaria e indispensable, tanto para ordenar mi vida personal así como un cerebro auxiliar para mi trabajo.

¿Qué es Evernote?

Evernote es una aplicación informática simple pero al mismo tiempo potente que permite anotar, guardar y organizar todo tipo de información mediante el uso de notas.

Esta aplicación fue desarrollada por la empresa Evernote con sede en California. El servicio de Evernote puede ser empleado directamente desde el sitio web www.evernote.com, a través de una aplicación de escritorio para computadoras Windows y Mac, así como para cualquier dispositivo móvil o tableta basados en sistemas iOS, Android, Blackberry y Windows Phone.

El eslogan del servicio es “Recuérdalo todo”. Como se explica en el sitio web de Evernote, le permite recordar las cosas pequeñas y las cosas importantes de su vida cotidiana utilizando su computadora, su teléfono, su tableta y la Web, con la ventaja de que sus notas están sincronizadas entre todos sus dispositivos y disponibles en todo momento pues se almacenan en “la nube”, es decir en servidores de Evernote.

Evernote funciona similar a un portafolio lleno de notas y se basa en tres elementos principales:

  • Las notas: Son el elemento básico de Evernote. Es un contenedor donde se ingresa y almacena la información y archivos. Una nota puede contener texto, audio, video o archivos de cualquier tipo (incluyendo PDF, Word, Excel, Powerpoint entre otros). Puede crear y almacenar hasta 100 000 notas en su cuenta.
  • Las Libretas: Una libreta es un conjunto de notas normalmente relacionadas entre sí. Por ejemplo puede crear una libreta para notas personales y otra para notas de sus trabajo. Una nota sólo puede estar en una libreta.
  • Etiqueta: Identificador o palabra clave de una nota que sirve para que el usuario ordene, clasifique y relacione notas. Una nota puede tener varias etiquetas.

Estos tres elementos funcionan de la mano. Para entender mejor su funcionamiento podemos usar una analogía con una colección de música de MP3 en CDs. Usted puede organizar su música en varios CDs según los estilos musicales, puede tener un CD para música Rock, otro para POP, otro para música Electrónica y uno para música bailable. Los CDs serían el equivalente a las Libretas de Evernote. Una canción (el equivalente a una nota) sólo puede estar en un sólo CD.

Ahora bien, puede que usted saber qué canciones tiene cada CD por género pero también quiere identificar cuáles CDs tienen música en español, cuáles en inglés, cuáles con música de los 80’s y cuáles contienen grupos o solistas. Para ello puede utilizar las etiquetas. Así podría identificar que en en el CD de ROCK y el de música bailable hay música en español y cuáles son esas canciones.

Una de las mayores ventajas que tiene Evernote es la sincronización de las notas. Esto permite que una nota escrita por ejemplo en su teléfono celular pueda ser accedida desde cualquier otro de sus dispositivos. La sincronización es clave y es de las funcionalidades que más valor da a Evernote sobre aplicaciones similares en el mercado. Por ejemplo, si usted va a una reunión de trabajo, las notas de la reunión, los archivos comentados e incluso el audio que tome en su iPad o teléfono estarán disponible en su computadora de escritorio cuando regrese a su oficina.

Para empezar a utilizar el servicio de Evernote, primero deberá crear una cuenta ingresando a www.evernote.com. En la página principal de Evernote debe digitar su correo electrónico y una contraseña y con esto su cuenta estará creada. También puede hacer clic en la parte superior derecha de la página en el link que dice “Acceder“. Luego de ingresar la contraseña deseada, se nos dirige automáticamente a la página de descarga de la aplicación.

Características de Evernote

El proceso descrito anteriormente crea una cuenta gratuita. Es importante conocer que Evernote cuenta con dos versiones: la versión gratuita y la versión Premium. Las características de ambas versiones son las siguientes:

CaracterísticaCuenta GratuitaCuenta PremiumAlmacenamiento de notasIlimitadoIlimitadoCantidad máxima de información que puede cargar a su cuenta cada mes60 MB1 GBTamaño máximo de cada nota25 MB100 MBCantidad máxima de notas en su cuenta100 000100 000Cantidad máxima de libretas250250Cantidad máxima de etiquetas en una nota100100Cantidad máxima de etiquetas en su cuenta100 000100 000Cantidad máxima de correos electrónicos diarios que pueden ser enviados a su cuenta50200Cantidad máxima de búsquedas guardadas100100Cantidad máxima de Atajos250250Acceder a sus libretas aún sin conexión a InternetNoSíBloqueo por contraseña en sus dispositivos móvilesNoSíBúsquedas dentro de documentosNoSí

Como puede observar, la principal diferencia entre un tipo de cuenta y otra es la cantidad de información que usted puede subir a su cuenta y el tamaño de la nota. Mi recomendación es que inicie con una cuenta gratuita y comience a utilizar con mayor frecuencia Evernote. Conforme vaya descubriendo y dándole más usos, se dará cuenta si necesita cargar más información por mes. Si su uso se vuelve intensivo y la cantidad de información supera la cantidad de 60MB por mes es mejor que pase a Premium.

Evernote para su negocio

Evernote puede facilitar las labores en su negocio de varias formas. Aún cuando lo ideal sería que contrate una cuenta de Evernote Business, también puede resolver diferentes necesidades con cuentas gratuitas o premium de Evernote.Algunas aplicaciones de Evernote en la oficina son las siguientes:

  1. Información de activos
  2. Compartir las políticas y procedimientos empresariales
  3. Manuales de capacitación
  4. Archivo de cartas de trabajo
  5. Registro de ideas
  6. Reuniones
  7. Almacenar tarjetas de contacto
  8. Scripts de programación

En la siguiente publicación veremos ejemplos de cómo usar Evernote en estas 8 aplicaciones.Definitivamente Evernote es una herramienta que debería ser de uso regular tanto en su vida personal como profesional. Anímese a usarla y verá cómo empezará a serle indispensable y le facilitará su vida. Vaya a www.evernote.com y cree su cuenta.

¿De qué formas utiliza usted Evernote en su vida? Déjenos un comentario y comparta su experiencia con otros lectores.

Si desea aprender más sobre Evernote, el libro “Guía introductoria a Evernote” le dará más ideas de cómo utilizarlo.

También puede unirse a este grupo de usuarios de Evernote en Facebook, donde podrá conocer más de Evernote y compartir con otros usuarios.

Saludos!
Javier Sánchez

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