8 formas de utilizar Evernote para su negocio

En la publicación anterior de Consejero Web les presentaba Evernote. Hoy quiero mostrarles 8 formas en las que puede utilizar Evernote para su negocio e incluyo un ejemplo de una plantilla que podrá descargar y utilizar. Aún cuando lo ideal sería que contrate una cuenta de Evernote Business, también puede resolver diferentes necesidades con cuentas gratuitas o premium de Evernote, y los ejemplos que aquí les muestro funcionan con cualquiera de los tipos de cuenta.

Si todavía no tiene una cuenta de Evernote, haga clic aquí y obtendrá también 1 mes gratis de Evernote Premium.

Algunas aplicaciones en las que puede utilizar Evernote para su negocio son las siguientes:

1. Controlar la información de sus activos

Todas las empresas tienen activos que utilizan para la producción de sus bienes o servicios. Los activos pueden ser tangibles o intangibles y es común que se utilicen bases de datos para ordenar y gestionar estos activos. Casi todas las empresas asignan un número identificador a cada activo y se asocia a una persona encargada de su custodia.

Evernote puede hacer que esta gestión sea más sencilla. En lugar de tener que construir, implementar (y pagar) por un complicado software o base de datos, utilice Evernote para controlar cuáles son sus activos y quién está encargado de su custodia.

Puede hacer esto de 2 formas:

  • En una nota haga una tabla. En una columna ponga el nombre del activo, el número del activo, y el nombre de la persona encargada. Adjunte la imagen escaneada de la nota donde la persona responsable recibe el activo en custodia.
  • Haga una nota con el nombre de sus empleados. Ingrese los datos del empleado así como la información de los activos bajo su custodia. Adjunte la imagen escaneada de la nota donde la persona responsable recibe el activo en custodia y si prefiere, adjunte la fotografía del activo.

2. Compartir las políticas y procedimientos empresariales

Conforme van creciendo, muchas empresas van generando políticas y procedimientos que rigen sus operaciones diarias. Muchas de estas políticas terminan almacenadas en un archivero o encima del escritorio de alguna persona.

Evernote nos ayuda a almacenar estas políticas y ponerlas a disposición de los usuarios que usted considere conveniente. Así, no será necesario gastar dinero y papel en la impresión de las políticas y su posterior distribución. Con Evernote, estarán siempre disponibles y resguardadas.

3. Manuales de capacitación

Es posible que su empresa tenga manuales de capacitación de muchos sistemas, equipos, software así como manuales de operación y mantenimiento. Con Evernote usted puede almacenar todos los manuales en una libreta y compartirla con todos los interesados para que así, cualquier persona pueda consultarlos en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Esto facilita sus operaciones y reduce el tiempo de atención de problemas ya que en caso de dudas, las personas tienen los manuales a su disposición.

Al tener los manuales en el servicio de Evernote, ahorra papel y las personas no deben andar cargando consigo pesados volúmenes o libros de los manuales. Usar Evernote le permitirá tener los manuales resguardados en caso de desastre.

4. Archivo de cartas de trabajo

Las cartas y documentos oficiales de una empresa, tanto internas como externas, deben almacenarse con el fin de conservar un archivo histórico de la compañía. Inclusive, para algunas empresas el resguardo de la documentación es una obligación legal.

La mayoría de empresas recurren a un archivo físico, con cajas, almacenes, archiveros, etcétera. Todo esto implica consumo de recursos físicos, personales y económicos. Evernote le ofrece la oportunidad de archivar y resguardar todos los documentos de su empresa. Para ello solo requiere un escáner para digitalizar las notas y convertirlas en una nota de Evernote. Reduzca el consumo de papel y ahorre dinero ayudando al planeta.

5. Registro de ideas

Las ideas aparecen en cualquier momento. Sin embargo una empresa no puede implementarlas de forma inmediata. Utilice Evernote para almacenar en una libreta todas aquellas ideas para proyectos, empresas, negocios, oportunidades de mejora. Comparta la libreta con todos sus colaboradores para que así todas las personas propongan nuevas ideas en una libreta destinada para ello.

Al ser una libreta que está disponible para todos, las personas tendrán la oportunidad de enviar comentarios a las ideas, proponer formas de llevarlas a la práctica, anexar información que ayude a hacerlas crecer y en general, ayudar para hacer realidad las ideas y se favorezca la toma de decisiones oportunas y correctas.

6. Reuniones

Con Evernote usted puede preparar, dirigir y documentar una reunión sin tener que usar papeles o múltiples archivos o correos electrónicos.

Yo tengo una nota con la plantilla que uso para todas mis reuniones, donde ya están definidas varias secciones como son:

  • Título de la reunión
  • Fecha y Hora
  • Ubicación
  • Invitados
  • Asistentes
  • Objetivo / Propósito de la reunión
  • Acuerdos de la reunión
  • Notas

Haga clic aquí para ver y descargar la plantilla para Evernote.

Previo a la reunión, genero una copia de la nota y la envío a los invitados con la información de la reunión llena hasta “Objetivo de la reunión”. En la nota puedo incluir cualquier archivo que sea necesario discutir o que deba ser analizado por los invitados.

Durante la reunión utilizo la misma nota para ir escribiendo los acuerdos así como cualquier otra información relevante que se discute. Si se usa una pizarra, tomo una fotografía de la misma y adjunto la foto a la nota para que no se pierda ningún detalle de la misma. Además, podría usar la función de grabación de audio para registrar toda la conversación. Si usa una cuenta gratuita tenga presente que cada vez que usted edita la nota, ésta se sincroniza completa en Evernote y consume parte de la cuota de datos del mes, por lo cual, si graba el audio de sus reuniones podría consumir su cuota de forma rápida.

Al finalizar la reunión la minuta está lista para ser enviada, por lo que Evernote me ha ayudado a optimizar mi tiempo. Con Evernote, tengo disponibles las minutas y los archivos de cada reunión siempre conmigo en mi teléfono o tableta y la puedo compartir con cualquier persona. No me preocupo si no tengo la computadora conmigo o si pierdo el cuaderno de apuntes.

7. Almacenar tarjetas de contacto

¿Cuántos de ustedes almacenan las tarjetas de presentación que reciben de colegas, proveedores, clientes y demás personas que conocen? Con Evernote usted puede ahorrar espacio en su escritorio y olvidarse de almacenar las tarjetas de presentación. Además podrá tener con usted la información de sus contactos en todo momento con la tranquilidad de no perderlas, olvidarlas y sin tener que cargar todas las tarjetas consigo.

Las aplicaciones de Evernote para iPhone y iPad cuentan con un modo de “Tarjeta de visita” dentro de la opción de crear una nota con la cámara. Este modo le permite tomar una fotografía de una tarjeta de presentación para agregar la información de una persona a nuestra cuenta de Evernote. De esta forma puede crear un directorio de contactos a partir de las tarjetas de presentación que usted recibe de otras personas.

Al tomar la fotografía, el servicio de Evernote detecta de forma automática los datos de la tarjeta: el nombre de la persona, el número de teléfono y fax, la dirección de correo electrónico. Además puede conectar su cuenta con la red LinkedIn, para que Evernote importe de esa red más información de esa persona.

8. Scripts de programación

Algunos programadores de software y aplicaciones suelen repetir segmentos de código en varios de sus proyectos. En otras ocasiones encuentran en libros o en Internet respuestas a problemas que se encuentran al tratar de programara alguna función. El código que encontraron y les resolvió el problema lo guardan en algún documento Word de forma que lo puedan tener de referencia para el futuro.

En vez de utilizar archivos de texto o Word, utilice Evernote para almacenar scripts, segmentos de código, tips de programación, ejemplos de solución de problemas, entre otros. Haga una libreta donde tenga todos estas notas y etiquételas de forma apropiada, por solución, lenguaje de programación o aplicación donde la usó.

Comparta con otros colegas su libreta o algunas notas para que todos puedan aprovechar esta información para los proyectos en que trabajan.

Si desea aprender más sobre Evernote, el libro “Guía introductoria a Evernote” le dará más ideas de cómo utilizarlo.

También puede unirse a este grupo de usuarios de Evernote en Facebook.

Existen muchas otras formas de utilizar Evernote en su negocio, en el siguiente video podrá ver cómo una empresa de software utiliza esta herramienta para llevar adelante sus proyectos.

Anímese y empiece a utilizar Evernote en su negocio y verá como se convertirá en una herramienta imprescindible que le ayudará a reducir costos y a hacer las cosas de forma más eficiente.

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Saludos!
Javier Sánchez

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